如今業(yè)務流程管理(BPM)日益成熟，而機器人流程自動化(RPA)則成為技術新寵。而組織將BPM和RPA整合到其自動化策略中可以解決多個問題。
BPM和RPA有一個明顯的共同點：字母“P”在兩個縮略詞中都代表“Process”(流程)。BPM推出的時間早于RPA。盡管方式有所不同，但它們的核心都出自同一個目的：改善企業(yè)的運作方式。
并且這二者之前結合得越來越緊密。從技術角度來看，某些工具甚至集成了BPM軟件和RPA軟件。這可能導致很多人對這兩種技術如何協(xié)同工作以及不能協(xié)同工作而感到困惑。
BPM與RPA有什么區(qū)別?
以下對這兩個術語及其代表的含義進行分析：大多數(shù)BPM從業(yè)人員通常都認為BPM是其要做的事情，而不是任何特定的工具或應用程序。而DevOps人員認為，這是一種工作方式，而不是工具。BPM是在組織運營的更大范圍內記錄、分析、度量和改進的流程。BPM軟件工具是這種以人為本的實踐的產(chǎn)物，反之亦然。
另一方面，RPA實際上是軟件。人們不要認為“機器人”(bot)是科幻小說描述的機器人。與其相反，機器人(bot)是指使某些基于計算機的任務(例如數(shù)據(jù)提取或數(shù)據(jù)傳輸)自動化的軟件程序。例如，假設有一個機器人自動從收到的發(fā)票中的預設字段中復制數(shù)據(jù)，并將該數(shù)據(jù)粘貼到另一個系統(tǒng)中，例如應付帳款應用程序。人們需要為RPA創(chuàng)建和管理這些機器人，以實現(xiàn)其預期目標，但是RPA最終只是軟件。
長期以來，各種組織都在關注改進流程。如今，他們也非常關注自動化流程。因此，BPM和RPA之間的關系非常密切。
Automation Anywhere公司產(chǎn)品管理高級總監(jiān)Rizwan Husain說：“從廣義上講，RPA和BPM是一種共生技術，尤其是在幾個關鍵用例中，如人力資源(HR)管理、保險理賠處理、訂單處理等。”
RPA如何增強BPM
這就是一個主題：RPA是一個可以擴展和增強BPM基本用途的工具。
Laserfiche公司總裁Karl Chan說，“雖然RPA和BPM是截然不同的術語，但它們是相互補充的，并且當它們一起部署時可以為數(shù)字化轉型做出貢獻。”
這是研究這種互補關系的一種基本方法：BPM最終是關于改進流程，但它本身并不能使那些流程自動化(即使是最佳的結果。)另一方面，RPA的存在是為了使某些流程自動化。但它本身并不能改進或優(yōu)化這些流程(自動化效率低下或中斷的流程并不能解決，它只能使其更快、更頻繁地運行)。
Kofax公司首席戰(zhàn)略官Chris Huff說，“組織使用BPM來創(chuàng)建可靠的工作流，以數(shù)字方式連接孤立的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)和人員。RPA在這些工作流中工作，以執(zhí)行基于規(guī)則的特定自動化任務。”
BPM和RPA結合起來的4種方式
以下是一些思考BPM和RPA之間關系的方法：
1.BPM可以幫助確定強大的優(yōu)化候選者
BPM的基礎是更好地理解和記錄包括組織日常運作的廣泛過程。正如Red Hat公司公共部門團隊的高級首席解決方案架構師Jim Tyrrell指出的那樣：“BPM是對業(yè)務流程的管理，這些流程通常在人們的頭腦中，以及手冊、規(guī)則、法律和工作表中。這些不可避免地會在任何企業(yè)中產(chǎn)生和存在，通常在其長期維護方面缺乏足夠的治理。”
這使得BPM成為RPA計劃的重要基礎，因為成功需要充分理解、清晰記錄的流程以及持續(xù)改進的相同思路。正如Eggplant公司首席運營官Antony Edwards所說的那樣：“嘗試自動化不了解的流程是通往失敗的道路。”
BPM還可以組織某些領域的工作流和流程提供幫助，在這些領域中，自動化將是有益的或最佳的解決方案。
Chan說：“RPA是一種用戶友好且經(jīng)濟高效的方法，可以在企業(yè)擁有傳統(tǒng)平臺、Web應用程序或內部系統(tǒng)缺乏企業(yè)集成功能時填補自動化空白。”
2.BPM和RPA可以幫助連接傳統(tǒng)系統(tǒng)和現(xiàn)代系統(tǒng)
組織需要思考BPM為什么存在以及組織如何使用BPM。
Husain說：“業(yè)務流程管理長期以來一直被組織用來改造端到端的業(yè)務流程，并將這些業(yè)務流程與組織中的人員和底層系統(tǒng)連接起來，以提供優(yōu)化和高效的運營。”
這聽起來不錯，是嗎?實際上，這似乎與業(yè)務和IT領導者討論數(shù)字化轉型的方式相似。但這并不意味著組織會突然放棄這些傳統(tǒng)系統(tǒng)，或進入一些人員和團隊始終無縫協(xié)作或集成與自動化的協(xié)作場所。但這在大多數(shù)組織中都沒有實現(xiàn)。
Husain說：“BPM仍然依賴于執(zhí)行關鍵業(yè)務功能的復雜且通常負擔很重的底層系統(tǒng)，而這些功能通常需要人工干預和操作。RPA通過與這些復雜系統(tǒng)無縫集成并自動執(zhí)行重復和人工任務(尤其是在數(shù)據(jù)提取、傳輸和處理方面)發(fā)揮了關鍵作用。”
Husain表示，這可以節(jié)省大量時間和精力，同時減少錯誤，并提高數(shù)據(jù)質量。
他說：“BPM和RPA結合起來用于快速現(xiàn)代化許多行業(yè)中的傳統(tǒng)IT和業(yè)務運營。”
他指出，銀行業(yè)和金融服務業(yè)等組織如何部署強大的移動應用程序，讓客戶能夠采用手機操作存款、轉賬或申請抵押貸款。
Huff說：“為了實現(xiàn)這一目標，這些組織需要找到一種將傳統(tǒng)系統(tǒng)與現(xiàn)代移動應用程序連接起來的方法。BPM用于在現(xiàn)代移動應用程序和傳統(tǒng)IT系統(tǒng)之間建立數(shù)字連接，同時根據(jù)規(guī)則集觸發(fā)RPA，以執(zhí)行特定的數(shù)據(jù)移動操作，例如將數(shù)據(jù)從一個系統(tǒng)取出并輸入到另一個系統(tǒng)。”
3.BPM可以幫助處理RPA規(guī)則中的異常
RPA遵循規(guī)則，它不處理異常或邊緣情況。在這些情況下，機器人基本上會停止運行。BPM可以幫助解決如何處理這些異常。
Husain說：“在RPA運行自動化活動但依靠BPM來處理特定異常(例如人力資源如何在員工入職過程中如何處理丟失的文檔或信息)的情況下，RPA和BPM可以非常有效地結合在一起。與其相反，BPM可以依靠RPA來自動化工作流程中原本需要人工完成且費時的任務，例如將員工數(shù)據(jù)傳輸?shù)礁鞣N系統(tǒng)以進行薪資處理，這是員工入職流程的一部分。”
對于BPM和RPA結合使用的其他場景也是如此。
Huff說，“RPA依賴于BPM來處理任何不遵循規(guī)則集或需要人工介入并裁決事務的異常。由于RPA本身是基于規(guī)則的，并且經(jīng)常在環(huán)境和流程發(fā)生變化時中斷，BPM充當了處理所有異常并保持操作運行的‘安全網(wǎng)’。”
關于“安全網(wǎng)”的另一種思考方式是：BPM確保組織首先知道那些異常和更改在哪里。沒有看到這些異常或更改是某些RPA實現(xiàn)失敗的常見原因：即使是對Web應用程序用戶界面(UI)的調整之類的簡單操作也可能使機器人遭到破壞。
4.RPA可以由非開發(fā)人員部署和管理
隨著組織越來越多地尋求實施自動化策略所需的專業(yè)知識和技能，BPM與IT的交集越來越多。RPA是一種可以幫助提高自動化程度的技術，而不會讓IT專業(yè)人員負擔過重，因為許多RPA工具都是為非技術人員而構建的。
這意味著與BPM密切合作的人員(如業(yè)務分析師或業(yè)務運營人員)也可以親自動手實現(xiàn)某些流程的自動化。
當然，建議采用一種不讓首席信息官陷入困境的協(xié)作方式，但這并不意味著IT主管需要重新派遣一批開發(fā)人員或其他IT專業(yè)人員來實現(xiàn)這一目標。
Chan說：“RPA機器人可以由非技術人員配置，這意味著IT人員的工作量減少，這通常會使他們負擔過重，尤其是在遠程工作更為普遍的今天。這些特性使RPA非常適合那些希望快速部署集成和自動化解決方案以應對變化的組織。” （李睿）
